A renovação automática faz um contrato de TI ou de telecom se renovar sozinho, pelas mesmas condições ou com reajuste, quando ninguém avisa o fornecedor dentro do prazo de aviso prévio. Para evitar a armadilha, mantenha um inventário de contratos com a data de vencimento, o prazo de aviso e um responsável por cada um, e comece a revisão com tempo para cotar alternativas antes que esse prazo acabe.
Como a armadilha funciona
O contrato foi assinado anos atrás. Ele tem uma cláusula dizendo que, se nenhuma das partes se manifestar até uma certa data antes do vencimento, o contrato se renova por mais um período. A data passa sem que ninguém perceba, porque a pessoa que assinou mudou de área ou saiu da empresa. Quando alguém tenta cancelar ou renegociar, descobre que já está preso a um novo período, muitas vezes com multa para sair.
O problema não é a renovação em si. Renovar um bom contrato é ótimo. O problema é renovar sem decidir.
Onde a armadilha mais aparece
- Links de internet e telefonia.
- Licenças de software e assinaturas de serviços em nuvem (SaaS).
- Contratos de suporte e manutenção de hardware, inclusive de equipamentos que já saíram de operação.
- Capacidade reservada em nuvem.
- Outsourcing de impressão e de serviços de TI.
- Serviços de segurança, monitoramento e backup.
O inventário de contratos
A defesa é um inventário simples, em planilha ou no sistema que a empresa já usa, com uma linha por contrato:
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Fornecedor e objeto | Saber o que está sendo pago |
| Unidades atendidas | Ligar o contrato à operação |
| Valor mensal ou anual | Priorizar a revisão pelos contratos maiores |
| Início e vencimento | Saber quando o contrato termina |
| Renovação automática (sim ou não) | Identificar os contratos de risco |
| Prazo de aviso prévio | Saber até quando é preciso decidir |
| Multa de cancelamento | Calcular o custo de sair |
| Índice de reajuste | Prever aumentos |
| Responsável | Ter alguém que responda pelo contrato |
| Próxima ação e data | Transformar o inventário em agenda |
O calendário de revisão
Para cada contrato com renovação automática, crie dois alertas:
- Alerta de revisão: com tempo suficiente para levantar o uso real, conversar com as áreas e cotar alternativas.
- Alerta de decisão: pouco antes do fim do prazo de aviso, para renovar, renegociar ou cancelar por escrito.
O responsável pelo contrato recebe os dois alertas. Se ele sair da empresa, o contrato passa para outra pessoa no mesmo dia.
Como negociar a cláusula
Na próxima renovação ou em um novo contrato, peça:
- Renovação só com aceite expresso das duas partes.
- Prazo de aviso prévio menor.
- Aviso do fornecedor antes do vencimento.
- Reajuste por índice definido.
- Multa de cancelamento proporcional ao tempo restante.
Nem todo fornecedor aceita tudo, mas quase todos aceitam alguma coisa, principalmente quando o cliente chega com dados e alternativas.
E se o contrato já renovou?
- Leia a cláusula de renovação e a de cancelamento para entender as condições reais.
- Calcule a multa de sair agora e compare com o custo de ficar.
- Converse com o fornecedor. Muitos preferem renegociar a perder o cliente no próximo ciclo.
- Registre a nova data de vencimento e o prazo de aviso no inventário, para não acontecer de novo.
Perguntas frequentes
O que é renovação automática de contrato?
É uma cláusula que renova o contrato por um novo período quando nenhuma das partes avisa, dentro de um prazo definido, que não quer renovar.
Como saber quais contratos têm renovação automática?
Lendo as cláusulas de prazo e de rescisão de cada contrato e registrando o resultado no inventário. Comece pelos contratos de maior valor.
Dá para cancelar um contrato que renovou sozinho?
Depende do contrato. Em geral é possível, mas pode haver multa. Antes de decidir, compare o custo de sair com o de ficar e tente renegociar com o fornecedor.
Como posso ajudar
O inventário de contratos, com vencimentos, prazos de aviso e responsáveis, faz parte do diagnóstico que entrego nos projetos de redução de custos de TI e telecom. Leia também o checklist para renegociar contratos com operadoras.